08 janvier 2007
Fiche de lecture n°6 : L’Iconothèque numérique, un nouveau service électronique pour l’université
Références bibliographiques :
Schietse, Bérengère ; Vandooren, Françoise, « L’Iconothèque : Un nouveau service électronique pour l’université », BBF, 2004, n° 2, p. 90-96
[en ligne] <http://bbf.enssib.fr> Consulté le 22 décembre 2006
Sujet :
La mise en place de l’iconothèque numérique de l’Université libre de Bruxelles.
Mots clés :
Iconothèque numérique/ Image / Université libre de Bruxelles / Fonds iconographique / Accessibilité.
Les auteurs :
Bérengère Schietse diplômée en sciences de l’information et de la documentation et agrégée en histoire de l’art. Elle est attachée d’enseignement et de recherche auprès du directeur des bibliothèques de l’Université libre de Bruxelles et spécifiquement pour la bibliothèque de médecine.
Françoise Vandooren est titulaire d’une licence en langues et linguistique et est attachée à la Direction des bibliothèques de l’Université libre de Bruxelles. Elle est également l’auteur de nombreux articles.
Résumé :
Suite à une enquête montrant l’importance des fonds iconographiques, l’Université libre de Bruxelles (ULB) développe sa bibliothèque électronique en créant, en 2002, une « Iconothèque numérique » et ainsi facilite l’accès et la gestion des documents iconographiques.
Ses fonds comprennent divers types de documents : des collections d’images numériques et de diapositives utilisées pour illustrer l’enseignement, des archives photographiques, des collections de laboratoires de recherche en sciences et médecine…
Le contexte des collections iconographiques : entre tradition et nouvelles technologies
Les bibliothèques ont commencé par le traitement des collections servant d’appui à l’enseignement. Ces collections s’organisent de manière différente car leurs contenus, leurs utilisateurs, leurs modes de gestion et d’accès sont différents.
La bibliothèque de médecine avaient tenté de rendre accessible les diapositives projetées en cours, les présentations Power Point, et les réalisations multimédias sur support électronique mais les différents modes d’accès et la gestion des documents étaient limités.
Les collections correspondant à des situations variées, il fallait établir un système de gestion des collections iconographiques électroniques en les stockant dans une base de données unique. Ainsi, les documents seraient plus aisément accessibles à distance et leurs accès contrôlés. Les spécialistes devaient se charger de l’indexation des documents, et la recherche serait plus utile si les standards des métadonnées et les protocoles de communication étaient respectés.
Les droits d’auteur de certains documents devaient être étudiés, leur autorisation de reproduction étant limitée au support analogique.
Le choix d’un système de gestion d’images numériques
L’approche « cahier des charges »
L’analyse de l’existant, l’étude des besoins, la rédaction d’un cahier des charges et une approche dite « top down » (étude des fonctionnalités requises et des logiciels) ont été effectués afin de choisir un logiciel adapté. Cette étude a révélé plusieurs contraintes et la complexité de formaliser les fonctionnalités requises d’un système de gestion d’images.
L’approche « étude du marché »
Les critères de sélection étant complexes à définir, un groupe de travail commun a été chargé en juillet 2000 d’effectuer une étude de faisabilité pur la création, la gestion et l’exploitation d’une iconothèque numérique, afin d’établir les fonctions d’un nouveau service à la communauté.
Une grille d’analyse itérative comme outil de sélection
Une approche dite « bottom up » a été employée pour établir les fonctions requises du système de gestion d’images à partir des fonctionnalités et caractéristiques techniques de logiciels existants. Une grille d’analyse des fonctionnalités des logiciels a permis de définir les critères de sélection comme l’importation par lot d’images, la description par groupe d’images, la création de différentes bases ou collections d’images au sein d’un système unique…
L’exportation des données en XML et la conformité à la norme Z39,50 du système rendait possible son insertion dans le système existant.
L’étude du marché permet d’envisager plusieurs solutions : les systèmes de gestion de bibliothèque proposant une interface de recherche unique, les progiciels orientés « Images » ou photothèque ayant des fonctions élaborées de visualisation d’images, les progiciels orientés « GEID » offrant généralement toutes les fonctionnalités de catalogage, et les systèmes des universités pour les institutions patrimoniales ou pédagogiques.
Les prix différent également suivant les produits. Le choix s’est porté sur une licence d’utilisation liée au serveur hébergeant les images.
Les progiciels Alexandrie et CONTENTdm ont été présélectionnés à partir de l’étude du marché. En négociant avec les fournisseurs, des tests en situation réelle ont permis d’étudier la convivialité des systèmes, les fonctionnalités de consultation et de gestion, le suivi commercial et technique…
Ces tests ont permis de sélectionner le système CONTENTdm qui proposait un système de gestion plus convivial, ce critère étant primordial vu que les scientifiques devaient indexer eux mêmes leurs documents.
La mise en place du service Iconothèque numérique
L’iconothèque numérique rend accessible à distance les collections d’images numériques par le web et permet leurs développements. Ce nouveau service s’organise avec les fonctions d’apport de l’infrastructure technologique, de traitement et de gestion documentaire, de rédaction de la documentation et de formation des usagers, d’accès aux collections et de promotion du service. L’équipe du service collabore avec les enseignants dès la création d’une collection.
Les collections sont accessibles aux usagers via un site web qui permet aussi d’informer et de mettre en relation les intervenants du service.
L’évaluation comme composante dynamique d’un service électronique
Les utilisateurs contribuent à l’élaboration du service électronique. Afin d’optimiser les usages du service, ces derniers doivent faire l’objet d’évaluations. Bien qu’il soit trop tôt pour appliquer les outils d’évaluation quantitative, une démarche sur l’utilisabilité est faisable pour adapter le service aux besoins des utilisateurs en prenant en compte leurs réactions. La méthode utilisée est centrée sur les situations rencontrées par les usagers (« user-centred documentation »).
D’autres tests sur l’utilisabilité ont suivi donnant lieu à des constatations d’ordre linguistique. L’auteur conclut en définissant l’utilisabilité comme étant un outil performant pour aider à la décision, à la conception de la documentation, et au paramétrage des interfaces de consultation et de recherche.
Conclusions
Les avancées technologiques et le temps de réflexion autour de ce projet ont permis la réalisation de l’iconothèque numérique au service de la communauté universitaire, participant à l’élaboration de la bibliothèque électronique.
Ce projet repose sur le partenariat entre l’équipe du service et les enseignants scientifiques. En rendant les collections d’images scientifiques plus accessibles, les savoirs sont valorisés et le patrimoine iconographique numérique scientifique et pédagogique de l’université est formé.
En décembre 2003, le service était constitué de six collections et d’une dizaine en cours de création. Le but étant de valoriser l’iconothèque numérique pour les enseignants, de créer de nouvelles collections et d’optimiser l’outil et les services.
Avis critique :
Cet article permet de mieux appréhender les étapes de la mise en place d’une iconothèque numérique. Illustré par l’exemple de l’ULB, il est intéressant d’étudier les démarches qui ont contribué à la réalisation de ce projet ambitieux.
L’article est compréhensible et le vocabulaire employé est simple. Les notions plus difficiles sont expliquées clairement.
Cet article est intéressant car il aborde des notions importantes de la documentation telles que l’accessibilité des collections, la mise en ligne de documents électroniques, l’indexation de documents spécifiques, la conduite d’un projet numérique et les méthodes d’évaluation de collections numériques.
Le 5 janvier 2007
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